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“A.T.O ALTA VALDICHIANA SENESE”

CONVENZIONE PER LA GESTIONE ASSOCIATA
DEL SERVIZIO BIBLIOTECHE COMUNALI
MEDIANTE ISTITUZIONE DI UFFICIO COMUNE

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L'anno duemilaquattro, il giorno ventinove, del mese di ottobre, presso la sede del Comune di Sinalunga sono intervenuti i Sigg.ri: 
1. MAURIZIO BOTARELLI, nato a Sinalunga l’8 maggio 1960, il quale interviene nel presente atto nella qualità di Sindaco pro-tempore del Comune di Sinalunga;
2. GIORDANO SANTONI, nato a Pienza il 22 maggio 1949, il quale interviene nel presente atto nella qualità di Sindaco pro-tempore del Comune di Torrita di Siena;
3. ATOS MEIATTINI, nato a Trequanda il 5 giugno 1947, il quale interviene nel presente atto in qualità di Sindaco pro-tempore del Comune di Trequanda.

PREMESSO che: L’art. 33 del D.Lgs. 18.08.2000 n. 267, testo unico delle Leggi degli Enti Locali, prevede l’esercizio associato di funzioni e servizi da parte dei comuni, lasciando piena autonomia sull’individuazione dei soggetti, delle forme e delle metodologie per la concreta attuazione;
La Regione Toscana con Legge 16 agosto 2001 n. 40 “Disposizioni in materia di riordino territoriale e di incentivazione delle forme associative di comuni”, e successive modifiche ed integrazioni ha individuato i criteri per l’incentivazione dell’esercizio associato di funzione e servizi da parte dei comuni;
La deliberazione del Consiglio Regionale Toscano 17.12.2003, n. 225 che ha approvato il programma di riordino territoriale, contenente tra l’altro, l’indicazione dei criteri, delle condizioni e dei requisiti per l’incentivazione delle gestioni associate di funzioni e servizi comunali;
La deliberazione della Giunta Regionale Toscana n. 238 del 22.03.2004 che ha individuato i procedimenti amministrativi delle attività e dei servizi oggetto delle gestioni associate di cui all’allegato “C” della D.C.R.T. 17.12.2003, n. 225;
La successiva deliberazione Giunta Regionale Toscana n. 273 del 22.03.2004 che ha approvato le modalità di attuazione del programma di riordino territoriale approvato con deliberazione del Consiglio Regionale 17.12.2003, n. 225;
La deliberazione della G.R.T., n. 601 del 28.06.2004 con la quale sono state apportate alcune modifiche alle surrichiamate deliberazioni G.R.T., n. 238, n. 273 del 22.03.2004;
Il conseguente Decreto Dirigenziale della G.R.T., Direzione Generale della Presidenza, n. 2732 del 14.05.2004 che ha fissato i termini e le modalità per la presentazione della domanda di contributo annuale per la gestione associata di gestioni e servizi comunali, con riferimento al programma di riordino ed alle successiva delibere di G.R. attuative del medesimo.

CHE gli stessi Enti hanno già provveduto, con le deliberazioni di seguito riportate:
deliberazione n. 75 del 30.10.2002 del Comune di Sinalunga
deliberazione n. 67 del 25.10.02 del Comune di Torrita di Siena
deliberazione n. 70 del 28.10.2002 del Comune di Trequanda alla costituzione dell’ambito ottimale sulla base dei criteri tutti individuati dalla normativa regionale di riferimento in premessa richiamata denominato: “A.T.O ALTA VALDICHIANA SENESE”;

RILEVATO che gli Enti associati intendono proseguire nell’attuazione del processo di implementazione e sviluppo delle gestioni associate di funzioni e servizi tra enti locali in forza della normativa nazionale e regionale vigente al fine di ottimizzare l’organizzazione delle strutture così da rendere all’utenza servizi più efficienti ed efficaci e nel contempo realizzare economie di gestione;

VISTA la L. n.59/1997, la Legge n.127/1997, il D.Lgs. n.112/1998 e la L. Costituzionale
n. 3/2002, in base alle quali, le funzioni amministrative in materia sono svolte a livello locale in virtù del principio di sussidiarietà;

RICHIAMATA la Legge Regionale 1 luglio 1999, n. 35 recante, tra l’altro, “Disciplina in materia di biblioteche di Enti Locali e di interesse locale, promuovendo le condizioni che
rendono effettivo il diritto all’informazione, allo studio e alla cultura”;

CHE la forma associata prescelta (convenzione ex art. 30 D.Lgs.267/2000) consente di:
reperire, coordinare ed ottimizzare le risorse e le professionalità necessarie, garantendo maggiore qualità all’ azione amministrativa ed implementando l’efficienza delle strutture comunali interessate;
realizzare economie di scala nella gestione di tali funzioni e servizi, senza gravare gli enti di costi relativi a forme gestionali più complesse ed articolate;
conseguire una dimensione ottimale per lo svolgimento delle funzioni oggetto della convenzione;
accedere alla concessione dei contributi previsti dalle normative vigenti per lo svolgimento della gestione associata del servizio di cui alla presente convenzione.

CHE lo schema della presente convenzione è stato approvato:
dal Comune di Sinalunga con deliberazione consiliare n. 81 del 28.10.2004;
dal Comune di Torrita di Siena con deliberazione consiliare n. 73 del 27.10.2004;
dal Comune di Trequanda con deliberazione consiliare n. 53 del 27.10.2004;

si conviene e si stipula quanto segue:

CAPO I
DISPOSIZIONI GENERALI

Art. 1
(Oggetto della convenzione)

I Comuni di Sinalunga, Torrita di Siena e Trequanda, come sopra costituiti nell’ambito territoriale dell’A.T.O. “Alta Valdichiana Senese” intendono istituire l’ Ufficio comune per la gestione associata del Servizio Biblioteche Comunali (livello minimo di integrazione di cui al paragrafo 42.2 della citata deliberazione G.R.T. n. 238/2004).
L’ufficio comune è istituito ai sensi dell’art. 30 del D.Lgs. 267/2000, avente compiti decisori in favore di tutti gli enti associati nelle funzioni individuate al successivo articolo 4) della presente convenzione.
L’ufficio comune è privo di personalità giuridica e si configura come entità dotata di autonomia operativa, funzionale ai comuni associati.

Art. 2
(Enti partecipanti alla gestione associata e ente responsabile della gestione)
L’ambito territoriale su cui opera l’ufficio comune è individuato nel territorio degli enti sottoscriventi la presente convenzione.
Ad insindacabile giudizio degli enti associati, previo parere della conferenza dei Sindaci e del Responsabile del Servizio oggetto della presente Convenzione ai fini organizzativi, altri enti potranno essere ammessi a partecipare alla gestione associata a mezzo di ufficio comune del servizio stesso.
Ai fini del presente atto e delle attività in esso indicate, le funzioni di comune capofila sono svolte dal Comune di Sinalunga che opererà, mediante il proprio Responsabile del Settore “Attività Culturali, Scolastico-Educative e Sociali”, nominato con decreti sindacali ai sensi dell’art. 109 del D.Lgs. 267/2000, in piena autonomia, in considerazione che il suddetto comune è responsabile della gestione.

Art. 3
(Finalità)
La gestione associata a mezzo di ufficio comune mira a conseguire efficacia, efficienza ed economicità a favore degli enti aderenti nel settore d’intervento.
L’espletamento dell’attività è finalizzata a mettere in grado i comuni aderenti di approntare strumenti organizzativi di gestione più efficienti e più efficaci in termini di costi, tempi e risultati attesi, in relazione anche alle risorse umane impiegate.
La gestione associata del Servizio delle Biblioteche Comunali ha altresì la finalità di:
Migliorare i servizi offerti all’utenza, in termini quantitativi e qualitativi, con attenzione alle specificità di ogni realtà comunale e garantire ai cittadini del territorio analoghe opportunità e diritti di accesso alle informazioni;
Promuovere la diffusione della lettura e dell’informazione connesse con le funzioni proprie delle biblioteche di ente locale;
Valorizzare il sistema informativo integrato per favorire la conoscenza e l’utilizzazione del patrimonio librario e documentario disponibile nel territorio dell’ATO e nel sistema bibliotecario provinciale di riferimento;
Coordinare le attività di acquisizione, conservazione e pubblica fruizione dei beni librari e documentari degli enti convenzionati.

Art. 4
(Funzioni, attività e servizi svolti dall’ufficio comune e procedimenti amministrativi di competenza)
All’Ufficio Comune oggetto della presente convenzione, è affidato lo svolgimento delle seguenti funzioni:
a) organizzazione e gestione del servizio e del personale ad esso adibito;
b) gestione del patrimonio;
c) cura del servizio all’utenza;
d) tenuta e aggiornamento dell’inventario;
e) gestione delle risorse finanziarie;
f) predisposizione di una regolamentazione, che definisca le modalità di accesso ai
servizi, garantendo adeguate opportunità in tutti i Comuni associati;
L’Ufficio Comune del Servizio Biblioteche comprende, altresì lo svolgimento delle funzioni e delle attività seguenti, con riferimento a quanto espressamente previsto dagli articoli 3 e 8 della Legge Regionale n. 35/1999:
La definizione di un comune programma di incremento delle raccolte bibliografiche riconoscendo a ciascun servizio una sua specificità e dunque un maggior approfondimento del materiale bibliografico da acquisire e mettere a disposizione del pubblico,
Il reperimento, l'acquisizione permanente o temporanea, lo scarto, l'organizzazione materiale e concettuale, e la messa a disposizione di informazioni e documenti utili a soddisfare le esigenze dell’utenza;
La predisposizione e l'erogazione dei servizi informativi e documentali;
l'assistenza per la ricerca e l'acquisizione di informazioni e documenti;
l'offerta di particolari opzioni destinate a soddisfare i bisogni degli utenti disabili;
l'allestimento e l'organizzazione degli spazi e dei materiali più funzionali all'accesso e alla fruizione dei servizi da parte della comunità, in relazione alle disponibilità di strutture dei singoli enti aderenti;
La progettazione di interventi comuni di trattamento bibliografico del patrimonio librario nel rispetto delle regole di catalogazione internazionali IFLA e delle procedure informatiche mese a disposizione della provincia nell’ambito del Sistema Bibliotecario Senese;
L’incremento del prestito bibliotecario tra le biblioteche dei comuni associati, garantendo altresì, agli enti aderenti, la partecipazione al progetto provinciale del prestito interbibliotecario;
La promozione ed il coordinamento di attività correlate alle funzioni proprie delle biblioteche di ente locale per la diffusione della lettura, anche mediante iniziative di presentazione di opere con la presenza degli autori;
Lo sviluppo di forme di diffusione del libro e della lettura presso gli istituti scolastici locali ed altri servizi socio-culturali presenti nei territori, anche con riferimento a progetti regionali e nazionali in materia (es. “Nati per leggere”);
l'organizzazione della documentazione sulla storia e sulla realtà locale finalizzata anche alla promozione di iniziative di approfondimento tematico legate al territorio della Valdichiana ed alla sua storia;
Relazioni e partecipazione alla rete del Sistema Bibliotecario della provincia di Siena.

Per lo svolgimento delle funzioni di cui sopra l’ufficio comune responsabile della presente convenzione, si raccorda con tutti gli altri uffici e/o servizi titolari di compiti decisori rilevanti ai fini dell’espletamento delle funzioni di cui al presente articolo.
Resta comunque fermo il pieno rispetto di ogni altra ulteriore attività da attribuirsi da parte degli enti partecipanti previo parere della Conferenza dei Sindaci sentito il Responsabile dell’ufficio comune per gli interventi sul diritto allo studio.

Art. 5
(Attività che restano nella competenza degli enti partecipanti)
Resteranno di competenza di ogni singolo ente tutti quei procedimenti non espressamente individuati nel precedente articolo 4).
Restano in particolare nella competenza di ogni ente partecipante, tutte le attività necessarie a garantire:
Inventariazione e classificazione del patrimonio bibliografico acquisto da ciascun Ente, sulla scorta del programma comune di implementazione come definito dall’ufficio comune;
Collaborazione nella gestione del patrimonio delle Biblioteche aderenti all’ufficio comune, per la parte che rimane di proprietà di ciascun ente, finalizzata alla messa a disposizione dello stesso a favore dell’utenza;
Front- office per il servizio di prestito all’utenza ed assistenza agli utenti nella ricerca ed acquisizione di informazioni e documenti, e nell’ erogazione dei servizi informativi e documentali;
l'offerta di particolari opzioni destinate a soddisfare i bisogni degli utenti disabili;
Collaborazione nell’ allestimento e nell'organizzazione degli spazi e dei materiali più funzionali all'accesso e alla fruizione dei servizi da parte della comunità.

Le fattispecie di cui ai precedenti commi sono finalizzate esclusivamente a garantire a favore dei cittadini la facilità d’accesso ai documenti ed alle informazioni ed implementare i servizi già esistenti.

CAPO II
FUNZIONAMENTO DELL’UFFICIO COMUNE

Art. 6
(Regole di organizzazione e funzionamento dell’ufficio comune)
La direzione del suddetto servizio e' affidata con decreti sindacali al responsabile del Settore “Attività Culturali, Scolastico-Educative e Sociali” del Comune Capofila. Detto dipendente, pertanto, e' riconosciuto quale "Responsabile del servizio biblioteche comunali” ed allo stesso competono tutte le funzioni che la legge, lo statuto e i regolamenti assegnano a questo ambito di attività amministrativa dei Comuni.
In caso di assenza del Responsabile di cui al punto 1) le funzioni di cui al precedente art. 4 sono svolte dal suo sostituto professionalmente qualificato.

Art. 7
(Regolamenti per lo svolgimento delle funzioni)
Lo svolgimento della funzione associata è regolato dalla presente convenzione e viene posto in stretta relazione sia con il contenuto della gestione associata che con le attività dell’ufficio comune; pertanto i soggetti firmatari dovranno verificare la coerenza complessiva dei loro strumenti organizzativi con la gestione associata, ed adottare i provvedimenti più opportuni perché tale coerenza sia realizzata tempestivamente adeguandosi a quelli del comune capofila.
L’ufficio comune nel caso in cui lo ritenga necessario, potrà dotarsi di un autonomo regolamento di attuazione ed esecuzione riferito ai contenuti della presente convenzione.

CAPO III
RAPPORTI TRA SOGGETTI CONVENZIONATI

Art. 8
(Decorrenza e durata della convenzione)
La presente convenzione associativa ha validità triennale a decorrere dalla stipula della presente e fino al 31.12.2007 ed è rinnovabile, con atto espresso dei singoli enti, salvo il diritto di ciascun associato di recedere in qualsiasi momento, con preavviso da dare agli altri partecipanti entro il 31 agosto di ciascun anno per liberarsi dal vincolo associativo con decorrenza dal 1° gennaio dell’anno successivo.
L’ente che recede entro il 31 agosto, è obbligato al versamento della quota associativa annuale e gli oneri eventualmente connessi o conseguenti fino al 31 dicembre dell’anno del recesso. Lo stesso ente è tenuto a pagare in caso di recesso oltre il suddetto termine, a titolo d’indennizzo forfetario, una ulteriore quota di pari importo per rimborsare eventuali impegni assunti e che vadano ad incidere anche l’anno successivo.

Art. 9
(Strumenti di consultazione tra i contraenti;
funzioni di indirizzo sull’ufficio comune)
Con la sottoscrizione della presente convenzione sono istituiti i seguenti organi per lo svolgimento delle funzioni di indirizzo, di controllo, di coordinamento e di gestione del servizio gestito in forma associata:
Conferenza dei Sindaci (o loro delegati) per lo svolgimento delle funzioni tipiche degli organi di governo relativamente agli atti di programmazione e di indirizzo generale da impartire all’ufficio comune.
La Conferenza dei Sindaci stabilisce annualmente gli indirizzi egli obiettivi del servizio associato di cui alla presente convenzione; esamina le problematiche di interesse comune e verifica la rispondenza dell’azione dell’ufficio ai programmi delle rispettive amministrazioni.
Responsabile dell’ufficio comune al quale è affidata la gestione tecnica dell’ufficio stesso con i compiti di cui all’art. 4 della presente convenzione;
Gruppo di lavoro composto dai referenti tecnici, competenti nelle materie di cui alla presente convenzione, come designati dai singoli comuni associati, anche con le funzioni di supporto di cui al precedente articolo 5.
Il Responsabile dell’ufficio comune svolge altresì funzioni di supporto tecnico alla Conferenza dei Sindaci negli ambiti di cui alla presente convenzione e partecipa, su specifica richiesta dei rispettivi Sindaci, o loro delegati, in qualità di esperto a Commissioni Consiliari, Consigli Comunali, Giunte Comunali, o altri organismi.

Art. 10
(Risorse per la gestione associata, rapporti finanziari, garanzie)
Le risorse finanziarie necessarie a sostenere l’attività oggetto della presente convenzione, derivano da eventuali trasferimenti a titolo di contributi ottenuti dalla Regione ed altri Enti, dalle risorse proprie di bilancio degli enti associati.
Gli enti associati si impegnano con la presente convenzione, a stanziare nei propri bilanci di previsione, le somme di propria competenza, tenuto conto delle previsioni di spesa correlate al piano annuale, nonché di quanto previsto al precedente comma 1).
Ciascun comune aderente alla convenzione è tenuto a corrispondere una quota ordinaria annuale di funzionamento e compartecipazione alle spese, calcolata in base al numero degli abitanti al 31 dicembre dell’anno precedente.
Tale quota sarà corrisposta al comune capofila per il 50% entro il mese di luglio dell’anno in corso sulla previsione di cui al precedente punto 1, ed il saldo sarà liquidato a consuntivo sulla base di apposito rendiconto, previo parere della conferenza dei sindaci, entro 30 giorni dal suo ricevimento.
Il costo complessivo preventivo per il funzionamento dell’ufficio associato, compreso anche l’acquisto di beni comuni o investimenti, che sarà determinato annualmente dal Responsabile dell’Ufficio comune, previo parere della conferenza dei sindaci, sarà quantificato in tempo utile per la predisposizione dei bilanci dei singoli enti e potrà essere soggetto a variazioni e conguagli durante l’anno anche, eventualmente al variare dei soggetti aderenti.
I costi non quantificabili in via preventiva, quali trasferte e rimborsi spese al personale, missioni, partecipazioni a convegni, ecc. saranno liquidate dai singoli enti a consuntivo con le modalità di cui al precedente punto 2 ed entro 30 giorni dalla richiesta del comune capofila .
In relazione alla particolarità del servizio associato, in quanto ufficio comune, con poteri decisori, il Responsabile del Servizio è autorizzato ai sensi di quanto previsto all’art. 2 ad assumere direttamente impegni spesa sui bilanci degli enti convenzionati provvedendo nel contempo alla loro liquidazione.

Art. 11
(Dotazione di personale)
I comuni associati si impegnano reciprocamente, e nel rispetto delle vigenti disposizioni contrattuali, a fornire il personale necessario, avvalendosi fin dall’inizio dell’operatività dell’ufficio comune, di professionalità interne individuate nelle seguenti figure:
a) Comune di Sinalunga: n. 1 Cat. D3 Responsabile del Servizio
n. 1 Cat. D1 Vice Responsabile del Servizio
n. 1 Cat. C1 Istruttore
b) Comune di Torrita di Siena n. 1 Cat. D1 Istruttore
c) Comune di Trequanda n. 1 Cat. C1 Istruttore
Il personale di cui sopra, in relazione ai contenuti della presente convenzione, opererà nell’ufficio comune di che trattasi non in via esclusiva ma per i tempi necessari a garantire le procedure indicate ai precedenti articoli 4) e 5).
La dotazione organica di cui al punto 1) potrà essere integrate e/o modificata in relazione sia alle esigenze del servizio oggetto di convenzione che di eventuali modifiche organizzative adottate dai competenti organi dei rispettivi enti.
L’ufficio comune potrà dotarsi anche dell’ausilio di personale incaricato e a tempo determinato.
I dipendenti formalmente assegnati all’ufficio comune oggetto della presente convenzione, conservano il rapporto di lavoro con il comune di appartenenza con tutte le prerogative che questo comporta, nel rispetto comunque di quanto previsto in materia di contratti collettivi di lavoro di comparto.
L’orario di lavoro dell’Ufficio comune sarà funzionale alla sua organizzazione e comunque terrà conto degli orari degli enti convenzionati.
La concreta attribuzione del personale di cui sopra all’Ufficio comune avverrà con appositi atti di carattere organizzativo, da adottarsi entro dieci giorni lavorativi antecedenti l’inizio dell’attività dell’ufficio comune oggetto della presente convenzione.

Art. 12
(Beni e strutture)
La sede dell’ufficio comune è individuata presso il comune di Sinalunga.
Il personale assegnato all’ufficio comune opererà di norma presso il comune di appartenenza, sotto la direzione del responsabile dell’ufficio comune, sia per le motivazioni di cui al precedente articolo 11 – comma 2 –, che al fine di garantire quanto espressamente previsto dal precedente articolo 5).
Per gli spostamenti tra gli enti convenzionati, al fine di limitare la corresponsione di indennità chilometriche, saranno messi a disposizione del Responsabile dell’ufficio comune e del Gruppo di lavoro appositi mezzi da utilizzare nei trasferimenti necessari.
I beni acquistati in comune fra gli enti saranno inscritti negli inventari dei comuni associati in base alla rispettiva quota parte, ed allo scadere della convenzione, o in caso di mancato rinnovo della stessa, saranno valutati per il valore di mercato stimato sulla base di apposita relazione del responsabile del Settore patrimonio del comune di Sinalunga e gli enti concorderanno il riparto di essi e/o l’eventuale conguaglio necessario.

Art. 13
(Scioglimento del vincolo convenzionale)
La conferenza dei sindaci può decidere all’unanimità lo scioglimento anticipato della convenzione, senza penali per gli enti partecipanti.

Art. 14
(Altri rapporti)
La struttura individuata come responsabile di tutte le gestioni dei servizi associati si impegna ad attivare tutte le possibili forme di finanziamento e di incentivazione della gestione associata.
Eventuali contributi ottenuti da enti, compresi quelli regionali di cui alla L.R. n. 40/2001, potranno, in sede di rendicontazione, essere portati in detrazione dal costo complessivo di funzionamento ordinario della gestione o comunque destinati su decisione della conferenza dei sindaci, all’incentivazione delle gestioni associate.

CAPO IV
DISPOSIZIONI FINALI

Art. 15
(Disposizioni di rinvio)
Per quanto non previsto nella presente convenzione restano ferme, se ed in quanto compatibili, le disposizioni normative interne del comune di Sinalunga in quanto ente capofila e responsabile della gestione associata.
Per tutto quanto altro non previsto nella presente convenzione, potrà rinviarsi alle norme del codice civile applicabili e alle specifiche normative vigenti nelle materie oggetto della convenzione.
Eventuali modifiche o deroghe alla Convenzione potranno essere apportate dai Consigli Comunali soltanto con atti aventi le medesime formalità della presente.

Art. 16
(Esenzioni per bollo e registrazione)
Il presente atto è esente da registrazione ai sensi dell’art. 1 tabella allegata al DPR 131/86 ed è esente da bollo, come da tab. allegato “b”, articolo 16 del DPR 26.10.1972 n. 642.

Letto e sottoscritto dai contraenti e dagli stessi approvato per essere in tutto conforme alla loro volontà, atto che si compone di n. 12 pagine, che viene firmato dalle parti.

Il Sindaco del Comune di Sinalunga: ______________________________________

Il Sindaco del Comune di Torrita di Siena: ______________________________________

Il Sindaco del Comune di Trequanda: ______________________________________